Bahan Kuliah MSDM: Merencanakan dan Mengeksekusi Strategi Dalam Organisasi (Telaah Balanced Scorecard Pada Rumah Sakit Daerah)

I

Mengelola stratagi akan sangat berbeda dengan mengelola organisasi. Meskipun keduanya sangat penting dan perlu diintegrasikan. Sebagaimana dinyatakan oleh Michael Porter bahwa “Efektivitas operasi dan strategi sangat penting dalam rangka meraih kinerja yang lebih unggul...”. Strategi dan Mengelola Organisasi merupakan dua sisi mata uang dan satu sama lain saling melengkapi dari sisi yang berbeda.

Strategi visioner yang tidak mengkaitkan dengan keunggulan proses dan tata kelola (governance) tidak akan dapat diterapkan. Sebaliknya keunggulan operasi, mungkin, dapat menurunkan biaya, memperbaiki mutu, dan mengurangi jumlah proses dan waktu tunggu. Akan tetapi tanpa visi dan panduan strategi, organisasi tidak mungkin menikmati kesuksesan yang berkesanbungan, hanya dengan memperbaiki operasi saja.

Seorang perencana strategi senior menyatakan bahwa:”Anda bisa memiliki berbagai proses yang terbaik di dalam organisasi yang anda pimpin, akan tetapi jika proses tersebut tidak memberikan arah dan koreksi atas tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi Anda, maka kesuksesan hanyalah soal keberuntungan”.  

 

 

Di dalam organisasi Rumah Sakit Daerah lajimnya memiliki dua kekuatan yang sama dan memiliki tugas dan fungsi yang sentral; ‒keuangan; dan ‒Perencanaan. Pada prakteknya Keduanya tidak selaras dalam menjalankan roda organisasi, keuangan bertitik tekan pada proses, sementara perencanaan lebih kepada konsep goal yang harus dicapai organisasi. ‒Keuangan, berorientasi kepada pendapatan dan posting yang bersifat kasuistik dan jangka pendek, semetara ‒perencanaan berorientasi kepada gagasan ideal organisasi dan bersifat umum dan jangka panjang.

 

Kedua lini organisasi tersebut, tidak pernah bertemu pada satu titik yang sama. Karena keduanya sama‒sama ego dan tidak mau menundukan dirinya satu sama lain.

II

            Terdapat enam tahapan yang harus dilakukan oleh organisasi dalam membuat suatu tahapan strategi:

1)Terjemahkan strategi;

2)Kelola inisiatif‒inisiatif strategis;

3)Selaraskan unit‒unit organisasi dengan strategis;

4)Komunikasikan Strategi.

5)Kaji ulang Strategi

6) Perbaharui strategi

Sebagai ilustrasi: 73% organisasi dengan kinerja yang luar biasa mengkomunikasikan strtaegi dan ukuran‒ukuran strategis mereka secara jelas, sementara hanya 28% dari organisasi yang berinerja rendah yang mengkomunikasi strategis dan ukuran‒ukurannya.

Sebuah survey yang dilakukan oleh Cranfield University pada tahun 2003 mendapati bahwa 46% Organisasi menggunakan proses manajemen kinerja formal. Dari organisasi‒organisasi tersebut, 25% diantaranya menggunakan bentuk Total Quality Manajement (TQM) sebagai sistem manajemen kinerja utama mereka. 75% menggunakan Balanced Scoredcard (BSC), dan hasilnya mereka dapat mendahului kemajuan organisasi melebihi penggunaan sistem berbasis manajemen mutu.

Proses	Persentase Organisasi yang memiliki Proses Foemal
	10	20	30	40	50	60	70	80	90	100
Terjemahkan penyampaian strategi dan ukuran‒ukuran korporat secara jelas	Pecundang Pemenang
Inisiatif kelola inisiatif strategis kunci
Selaraskan: Penyelarasan unit‒unit pendukung dengan strategis
Komunikasikan: Komunikasikan tentang strategi
Tinjauan: Rapat rutin untuk melaporkan dan mengelola strtaegi
Perbaharui: Pembaharuan strategi secara rutin untuk mempertimbangkan kondisi yang berubah
SDM: Pengembangan organisasi
Keuangan: Kaitkan inisiatif strategis dengan anggaran
TI: kesepakatan mengenai tingkat layanan

(Robert Kaplan & David Norton, Execution Premium; Linking strategy to operations for competitive, ©2008)

Kaplan menyusun panduan langkah pengintegrasian manajemen operasi dengan perencanaan strategi, yaitu:

Tahap 1: Para manajer menyusun strategis dengan menggunakan perangkat strategis yang telah disusun sebelumnya.

Tahap 2 : Organisasi merencanakan strategi dengan menggunakan perangkat Balanced Scorecard.

Tahap 3: Begitu strategi tingkat tinggi dan Balance scorecard disampaikan, para manajer menyelaraskan organisasi dengan strateg, dengan cara mengalirkan peta‒peta strategis yang saling terkait dan Balance Scorecard ke seluruh unit organisasi. Penyelarasan dilakukan pada karyawan dengan komunikasi formal dan mengaitkan sasaran dan motivasi pribadi karyawan dengan sasaran strategis.

Tahap 4: Dengan seluruh unit  organisasi dan karywan telah selaras dengan strtaegi, kini para manajer dapat merencanakan operasi dengan menggunakan perangkat manajemen mutu dan proses, rekayasa ulang, dashboard proses, role forchasting, pembiayaan berbasis kegiatan, perencanaan kapasitas sumber daya manusia, dan penganggaran dinamis.

Tahap 5: Pada saat strategi dan rencana operasi dijalankan, organisasi memantau dan mempelajari masalah, kendala, dan tantangan yang ada. Proses ini mengintegrasikan informasi menganai operasi dan strategis dalam sebuah struktur rapat ditinjau dari manajemen yang dirancang secara cermat.

Tahap 6: Para manajer menggunakan data operasi internal serta data persaingan dan lingkungan eksternal untuk menguji dan menyesuaikan strategi, yang meluncurkan lingkaran lain pada sistem perencanaan dan pelaksanaan operasi yang terintegrasi.

Semoga bermanfaat.

#Ruang jenazah, Gerhana Matahari Total 2016#